Khi hoạt động bán hàng hóa/dịch vụ phát sinh sẽ khó tránh khỏi những trường hợp doanh nghiệp giảm giá cho khách hàng mua số lượng nhiều. Hay giảm giá, nhận lại hàng hóa trong trường hợp hàng bị lỗi. Những khoản này sẽ làm giảm doanh thu của doanh nghiệp và được gọi là các khoản giảm trừ doanh thu.
Các khoản giảm trừ doanh thu là gì?
Vậy cụ thể kế toán sử dụng tài khoản 521 để ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu. Trong đó có ba tài khoản con là 5211, 5213 và 5212. Các bạn tìm hiểu chi tiết dưới đây.
- Khoản chiếc khấu thương mại (CKTM): trường hợp doanh nghiệp giảm giá khi khách hàng mua hàng hóa, sản phẩm với số lượng lớn. Tài khoản sử dụng 5211.
- Giảm giá hàng bán (GGHB): doanh nghiệp giảm giá khi sản phẩm kém chất lượng. Tài khoản được sử dụng 5213.
- Hàng bán bị trả lại (HBBTL): hàng hóa đã xác định là bán nhưng bị khách hàng trả lại. Tài khoản được sử dụng 5212.
Tuy nhiên có những trường hợp bạn được ghi nhận vào tài khoản 521 và có những trường hợp không được ghi nhận. Vậy cụ thể như thế nào?
Điều kiện ghi nhận vào các tài khoản giảm giá hàng bán
- Các khoản chiếc khấu: Khi KH mua hàng nhiều lần, số tiền chiếc khấu lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trên hóa đơn lần cuối. Chiếc khấu cho đại lý, siêu thị: cuối kỳ thì doanh nghiệp mới xác định được số hàng bán, cũng như số chiếc khấu cho KH.
- Các khoản giảm trừ: giảm trừ sau khi đã bán hàng (doanh nghiệp đã ghi nhận doanh thu) và phát hành hóa đơn.
- Ghi nhận hàng bán trả lại trong trường hợp sản phẩm/hàng hóa vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách.
Trường hợp không hạch toán vào tài khoản 521
- Chiếc khấu thương mại: khi doanh nghiệp xác định được phần chiếc khấu. Giá bán thể hiện trên hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng là giá đã trừ đi CKTM.
- Giảm giá hàng bán: nếu doanh nghiệp giảm giá trực tiếp, giá bán trên hóa đơn là giá đã giảm.
Vậy khi có chiếc khấu, giảm giá và hàng bán bị trả lại thì kế toán hạch toán như thế nào?
Hạch toán chiếc khấu thương mại, giảm giá hàng bán
Đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
| Nợ | TK521 |
| Nợ | TK3331 |
| Có TK111, 112, 131,… |
Không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
| Nợ | TK521 |
| Có TK111, 112, 131,… |
Hàng bán bị trả lại
Khi nhận lại sản phẩm
Nếu doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
| Nợ | TK154 |
| Nợ | TK155 |
| Nợ | TK156 |
| Có TK632 |
Còn nếu DN hạch toán HTK theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán hạch toán
| Nợ | TK611 |
| Nợ | TK631 |
| Có TK632 |
Thanh toán số tiền hàng bán bị trả lại
Khi hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và DN nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
| Nợ | TK5212 |
| Nợ | TK3331 |
| Có TK111, 112, 131,… |
Còn khi sản phẩm/hàng hóa không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:
| Nợ | TK5212 |
| Có TK111, 112, 131,… |
Kế toán hạch toán các chi phí phát sinh liên quan như sau:
| Nợ | TK641 |
| Có TK111, 112, 141, 334,… |
Khoản chi phí phát sinh khi trả lại hàng bán
Khi trả hàng có một số chi phí phát sinh, kế toán hạch toán như sau:
| Nợ | TK111, 112, 141, 334 |
| Có TK641 |
Thực hiện kết chuyển cuối kỳ
Bạn cần theo dõi chi tiết từng khách hàng, từng loại hàng khi có phát sinh chiếc khấu, giảm giá và hàng bán bị trả lại. Đến cuối kỳ, kế toán tổng hợp và thực hiện kết chuyển tổng số giảm trừ DT sang TK511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”.
| Nợ | TK511 |
| Có TK521 |
Lưu ý: Trong trường hợp doanh nghiệp có tổ chức chương trình giảm giá, khuyến mãi có điều kiện (như mua hai sản phẩm tặng một sản phẩm) thì bản chất là chính là giảm giá hàng bán. Khi đó kế toán cần xem xét, phân bổ số tiền thu được vào giá vốn hàng bán cho hàng khuyến mãi.
Thời điểm điều chỉnh giảm doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu có thể phát sinh cùng kỳ với kỳ bán hàng, cũng có thể phát sinh ở kỳ sau kỳ bán hàng. Vậy trong các trường hợp đó kế toán ghi nhận giảm doanh thu ở kỳ nào?
- Nếu các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh cùng kỳ tiêu thụ sản phẩm/hàng hóa thì kế toán điều chỉnh giảm doanh thu của kỳ đó.
- Khi các khoản giảm trừ phát sinh ở kỳ sau của kỳ bán hàng nhưng trước thời điểm phát hành Báo cáo tài chính thì kế toán điều chỉnh giảm doanh thu trên BCTC của kỳ trước.
- Còn nếu các khoản giảm trừ phát sinh ở kỳ sau của kỳ bán nhưng sau thời điểm phát hành BCTC thì điều chỉnh giảm doanh thu của kỳ sau.
Các khoản giảm giá hàng bán rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì thế doanh nghiệp cần có quy chế quản lý và công bố công khai các quy định liên quan đến các khoản này. Kế toán cần theo dõi chi tiết, chặc chẽ.